Lizenzmanagement

Haben Sie Ihre Lizenzverträge im Griff?

Unternehmen müssen permanent sparen – nicht nur in Zeiten einer wirtschaftlichen Notlage. Ein Problem stellt sich allerdings ein, wenn am falschen Ende gespart wird und zum Beispiel die Lizenzen für die Softwarenutzung nicht mehr bezahlt werden. Nun stellt dies aber eine Urheberrechtsverletzung dar, die sogar strafrechtlich verfolgt werden kann, was wiederrum vielen kleinen und mittelständischen Betrieben nicht einmal bewusst ist. Es fehlt nicht selten an einem gut durchdachten Lizenzmanagement, welches für Installation, Durchsetzung und Überwachung sämtlicher Prozesse, die mit den Lizenzen und der Softwarenutzung in Zusammenhang stehen, wichtig ist. Das Lizenzmanagement gilt als Schnittstelle zwischen IT, Geschäftsführung, Einkauf und Qualitätsmanagement.

Dem Lizenzmanagement wird eine rechtliche Notwendigkeit beigemessen,

denn rein theoretisch würde der Erwerb einer einzigen Lizenz für ein ganzes Unternehmen ausreichen, damit dieses die Software wie gewünscht einsetzen kann. Der Kopierschutz spielt dabei keine Rolle. Nach außen hin kann die Häufigkeit der Installation einer Software nicht nachvollzogen werden, wenn nicht gerade ein Installationscode eingegeben werden muss. Die technischen Möglichkeiten stehen aber im Widerspruch zu den gesetzlichen Vorschriften, was erklärt, warum das Lizenzmanagement so wichtig ist. Wer sich an die Richtlinien zur Softwarenutzung mit Lizenzen halten möchte, kommt nicht umhin, sich mit den Vorgaben auch zu beschäftigen. Da dies aber recht aufwändig ist, sollte das Lizenzmanagement zu Hilfe genommen werden. Lizenzverträge können sich stark voneinander unterscheiden und müssen archiviert und überprüft werden. Gerade in größeren Unternehmen ist dies eine umfangreiche Tätigkeit.

Abgleich Lizenzbestand und Lizenzbedarf

Das Lizenzmanagement muss darüber hinaus Auskunft über die Anzahl der Softwareinstallationen pro Anwender, verteilt auf einzelne Prozesse, geben können. Nachhaltiges Lizenzmanagement beginnt mit der Bestandsaufnahme und der Archivierung unter Einrichtung einer Datenbank. Es wird eine permanente Softwareinventur vorgenommen, die als Nachweis gegenüber Dritten eingesetzt werden kann. Aus diesem Prozess sollte ebenso hervorgehen, welche Lizenz für die Installation der Software verwendet wurde. Eine permanent und fehlerfrei durchgeführte Inventarisierung ermöglicht die Ermittlung des exakten Lizenzbedarfs.
Dem gegenüber steht der Lizenzbestand – die bereits gekauften Lizenzen mit allen nötigen Informationen des dazugehörigen Vertrags (z.B. Laufzeit, Down- oder Upgrade Rechte, Kosten etc.).
Sowohl Lizenzbestand als auch Lizenzbedarf werden gegenübergestellt, um z.B. Rückschlüsse in Bezug auf Unter- bzw. Überlizenzierung ziehen zu können.
Basierend auf dem Verursacherprinzip ermöglicht Lizenzmangement zudem eine ordnungsgemäße Zuordnung der Kostenstellen, sodass IT Kosten gerecht aufgeteilt werden.

Sie kennen diese Anforderungen?

Als Spezialist rund um den Bereich Lizenzmanagement helfen wir Ihnen gerne weiter! Passend zu Ihren Anforderungen ermitteln wir gemeinsam die richtige Lösung für Sie. Für eine kostenfreie und unverbindliche Beratung setzen Sie sich mit uns in Verbindung!