E-Mail Archivierung

E-Mails nehmen einen immer größeren Anteil an der Kommunikation von Unternehmen und Privatleuten ein. Daraus ergeben sich neue Anforderungen an die Aufbewahrung der elektronischen Post. Während es im privaten Bereich nur um eine möglichst übersichtliche Verwaltung von E-Mails geht, müssen Unternehmen darüber hinaus gesetzlichen Anforderungen genügen.

Durch den Gesetzgeber vorgeschrieben!

Die Vorschriften zur Archivierung von E-Mails in Unternehmen ergeben sich aus den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU), der Abgabenordnung (AO) und dem Handelsgesetzbuch (HGB). Diese verlangen unter anderem eine maschinell auswertbare Aufbewahrung aller für die Besteuerung relevanten Daten. Dazu gehören auch E-Mails mit ihren Dateianhängen. E-Mail-Archivierung muss daher systematisch erfolgen und darf nicht der Willkür einzelner Mitarbeiter der Firma überlassen bleiben. Nur so sind E-Mails bestmöglich vor Datenmissbrauch und versehentlichem Löschen geschützt.

Mail-Server entlasten!

Ein weiterer Grund für die Notwendigkeit von E-Mail-Archivierung ergibt sich aus dem ständig wachsenden Speicherbedarf. Postfächer und Server sind schnell überlastet, sodass E-Mails in regelmäßigen Abständen in ein externes Archiv überführt werden müssen, um Speicherplatz für die aktuelle Post freizugeben.

Sie kennen diese Anforderungen?

Als Spezialist rund um den Bereich E-Mail Archivierung helfen wir Ihnen gerne weiter! Passend zu Ihren Anforderungen ermitteln wir gemeinsam die richtige Lösung für Sie. Für eine kostenfreie und unverbindliche Beratung setzen Sie sich mit uns in Verbindung!